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Parte de manter uma clínica odontológica própria é seus equipamento e materiais. Dentistas utilizam materiais descartáveis diariamente, desde luvas, máscaras, algodão e outros. Cada procedimento tem seus materiais necessários, e ter um estoque cheio e constante é uma das várias etapas necessárias para garantir um funcionamento fluido e satisfatório.

A gestão eficiente é um dos pilares de operações odontológicas funcionais. Um sistema bem organizado evita problemas como a compra exagerada de necessidades, falta de estoque, materiais vencidos e gastos desnecessários.

Você não precisa contar todos os equipamentos e materiais todos os dias; o ritmo ideal para a gestão se conecta a quão crítico, caro ou rápido um item é gasto/utilizado. Consiste em um sistema cíclico:

Coleta de dados e gestão

A base para iniciar uma estratégia de gestão é ter dados fatuais e compreensíveis sobre o seu uso de materiais. Clínicas devem sistematicamente coletar dados sobre o que é usado, como descartáveis, até materiais mais caros, como implantes, resina composta e afins.

Implemente um sistema para contar que materiais tem, quais são utilizados e quanto é usado durante a semana, por exemplo. Isso pode ser feito manualmente, com um software ou até escaneamento de códigos de barra.

Planeje a possível demanda

Com os dados coletados podemos ver o que seus profissionais utilizam, com que frequência é usado e prever quando esse estoque atual acabará, indicando quando deverá ser feita uma nova compra.

Certos materiais são fundamentais para todos os procedimentos, enquanto outros são menos utilizados e possuem menor demanda, levando a menos compras.

Utilize seu sistema de inventário para encontrar suas tendências, decidir os melhores dias para as compras e já prever valores gastos e quantidades a serem compradas.

Realize e organize as suposições necessárias

Ao repor seu estoque, preste atenção a organização do espaço. Não encontrar os equipamentos necessários quando precisa deles é um experiência frustrante para ambos profissionais e pacientes esperando por tratamentos.

A contagem de inventário e organização dos novos materiais ajuda a trazer mais conhecimento sobre seu uso, assim como criar uma maneira mais eficiente de posicionar seus materiais para melhor coleta entre procedimentos.

Observe o estoque durante o período determinado

Mesmo com as contas exatas de quanto material deve ser gasto, imprevistos sempre acontecem. Por isso, é essencial ficar de olho em como o fluxo de materiais está sendo.

Caso algo esteja acabando mais rápido que previsto, entender o motivo ajuda a coletar dados cruciais para entender se talvez é necessário comprar mais a partir de agora, por exemplo.

Recomece e otimize

Chegando ao fim do período determinado, chega o início do ciclo novamente: a coleta e gestão de dados. Compreenda a experiência que teve: o estoque se comportou como esperado? Tiveram faltas ou sobras de materiais ou equipamentos?  

Esse ciclo de análise, compra e observação é uma base funcional para garantir que seu consultório esteja sempre estocado e eficiente.

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